Mailen en solliciteren in het Engels: dit moet je weten
19 juni 2023
door
Vandaag de dag is het kennen en kunnen van de Engelse taal een cruciale vaardigheid geworden voor iedereen die de arbeidsmarkt op gaat. In veel verschillende branches vind je namelijk internationale bedrijven waar het Engels de of een voertaal is en/of waar je veel met internationale klanten en zakelijke partners moet communiceren.
Om bij een dergelijk bedrijf binnen te komen, is het een must om te mailen én te solliciteren in het Engels. Een mail of online sollicitatiebrief die foutloos geschreven is, kan hierbij het verschil maken of je wel of niet uitgenodigd wordt. Je kunt een professional inhuren voor het vertalen van je sollicitatiebrief of je kunt zelf aan de slag gaan. In dit artikel vertellen we je meer over wat je moet weten over mailen en solliciteren in het Engels.
Professionele communicatie via e-mail: de basisregels
Wanneer je een baan bij een internationaal bedrijf langs ziet komen waar je oren naar hebt, is communicatie via e-mail in de meeste gevallen de eerste vorm van contact die je hebt met een mogelijke nieuwe werkgever. Logischerwijs wil je in zo’n geval het liefst zo snel en goed mogelijk indruk maken, wat betekent dat professionele communicatie via e-mail van groot belang is. Een e-mail in het Engels is net even anders dan een e-mail in het Nederlands, maar de basis is eigenlijk hetzelfde. Let hierbij in ieder geval op de volgende elementen:
●Kijk goed naar het onderwerp van de e-mail en zorg voor een pakkende, beknopte en
informatieve onderwerpregel. Over het algemeen vermeld je in het onderwerp de reden waarom je mailt, dus vermeld hier bijvoorbeeld de functie van de vacature.
informatieve onderwerpregel. Over het algemeen vermeld je in het onderwerp de reden waarom je mailt, dus vermeld hier bijvoorbeeld de functie van de vacature.
● Let verder op de aanhef die je gebruikt en ga voor een formele aanhef. De kans is groot dat je de naam van de ontvanger niet weet. In zo’n geval kies je voor ‘Dear Hiring Manager’ of een andere functie die bij de vacature hoort. Weet je de naam? Ga dan voor ‘Dear Mr./Mrs [achternaam]’.
● Maak in de hele mail gebruik van professionele en beleefde taal. Let hierbij goed op grammatica en interpunctie. Het kan geen kwaad om een vertaler in te huren die je kan
helpen hierbij.
● Zorg ervoor dat de brief niet te lang is en ga altijd voor een beknopte en informatieve inhoud. Grote kans dat de ontvanger tientallen tot honderden reacties krijgt. Hij of zij heeft geen tijd om alles gedetailleerd uit te pluizen.
● Sluit de brief professioneel af en ga altijd voor een respectvolle afsluiting, zoals ‘best regards’, ‘sincerely,’ of ‘yours faithfully’ met je volledige naam en contactinformatie.
Vergroot je kansen bij Engelstalige sollicitatiebrieven met deze tips
Hoewel uit onderzoek blijkt dat Nederlanders over het algemeen erg goed zijn in de Engelse taal is het helemaal niet gek dat het schrijven van een zakelijke Engelse mail of een sollicitatiebrief niet meteen op de juiste manier lukt. Dat is waarschijnlijk iets dat je niet elke dag doet. Wanneer je ervoor kiest hulp in te schakelen, bijvoorbeeld van een professionele vertaler, is het alsnog raadzaam om je zelf ook te verdiepen in de Engelse zakelijke taal. Dit ga je namelijk ook nodig hebben op het moment dat je op gesprek mag komen en je dus in het Engels moet praten. We raden je dan ook aan om je te verdiepen in een Engelse sollicitatiebrief waar je hulp bij hebt gekregen, zodat je weet waar je op moet letten en welke elementen belangrijk zijn.
Om de kansen met je Engelstalige sollicitatiebrief te vergroten, is het raadzaam om je te focussen op de juiste grammatica en spelling. Er zijn speciale tools die je hiervoor kunt gebruiken. Verder is het nodig om de nadruk te leggen op het gebruik van formele taal, zodat het geheel professioneel en beleefd is. En zoals we hierboven al schreven, is het ook belangrijk om beknopt te zijn zonder dat je belangrijke informatie achterwege laat. Pas je brief bijvoorbeeld aan op de functie waar je op solliciteert en benadruk je prestaties met meetbare resultaten, zodat je echt wat kunt laten zien. Dat is in iedere sollicitatiebrief, ongeacht de taal, van groot belang.
Uitgenodigd voor een Engels sollicitatiegesprek: wat nu?
Heb je indruk gemaakt met je Engelse mail en je sollicitatiebrief en ben je uitgenodigd voor een gesprek? Gefeliciteerd (of nog beter: congratulations!). Veel mensen vinden sollicitatiegesprekken sowieso al spannend, laat staan wanneer ze in een vreemde taal (Engels) zijn. Gelukkig zijn er heel wat tips en tricks die je toe kunt passen om minder zenuwachtig zo’n gesprek in te gaan, omdat je goed voorbereid bent.
Bereid je goed voor en weet wat voor bedrijf het is waar je gaat solliciteren
Net als bij een sollicitatiegesprek in het Nederlands is het een must om goed voorbereid je gesprek in te gaan. Daarom is het verstandig om jezelf goed in te lezen in wat voor bedrijf het is waar je gaat solliciteren, wat de bedrijfscultuur is en wat de functie precies inhoudt. Bestudeer de website, kijk naar de vaardigheden die nodig zijn voor de functie en oefen in het Engels alvast een beetje, zodat je vast vertrouwd kunt raken met het praten in het Engels.
Weet een beetje welke vragen er vaak gesteld worden in het Engels
Wat je daarnaast kunt doen, is je vast voorbereiden op de vragen die over het algemeen gesteld worden bij een (Engels) sollicitatiegesprek, zodat je weet hoe je het antwoord kunt samenstellen in het Engels. Er wordt bijvoorbeeld regelmatig gevraagd of je wat meer over jezelf wil vertellen tijdens een sollicitatiegesprek, dus bereid je daarop voor. Ook is de kans
groot dat je gevraagd wordt waarom je er wil werken en wat je sterke en zwakke punten zijn. Deze vragen en de antwoorden kun je thuis al oefenen.
groot dat je gevraagd wordt waarom je er wil werken en wat je sterke en zwakke punten zijn. Deze vragen en de antwoorden kun je thuis al oefenen.
Stel ook zelf goede vragen aan de mogelijke nieuwe werkgever
Hoe spannend een sollicitatiegesprek in het Engels ook is: probeer je zenuwen onder controle te houden en een actieve houding aan te meten. Dit betekent dat je niet alleen degene moet zijn die vragen beantwoordt, maar ook die vragen stelt. In andere woorden: wees assertief en ga het gesprek aan. Stel goede vragen over je functie en over het bedrijf, zodat je actief laat zien dat je interesse toont én dat je ook direct meer te weten komt over het bedrijf waar je misschien gaat werken.
Een goede Engelse follow-up sturen na je interview kan helpen
Wat tot slot nog goed is om te weten, is dat het geen kwaad kan om na je gesprek een zogeheten follow-up in het Engels te sturen. Met een follow-up laat je zien wat je van het gesprek vond en toon je je dankbaarheid dat je mocht komen. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat je weer even on top of mind bent bij degene met wie je het gesprek hebt gehad. Houd de mail altijd kort en professioneel en sluit af met een kloppende zin waaruit blijkt dat je uitkijkt naar een reactie op het gesprek.