Job description

Als stafsecretaresse kinderrevalidatie run jij het secretariaat voor de medische staf van de kinderrevalidatie. De medische staf bestaat uit een hoogleraar, 5 kinderrevalidatieartsen, 1 fellow kinderrevalidatie, 1 physician assistant en (meestal) 1 AIOS. 

Jouw werkzaamheden betreffen de ondersteuning van deze medische staf kinderrevalidatie. Denk hierbij aan het beheren van de Outlook-agenda’s, het beantwoorden van inkomende telefoontjes en het zelfstandig uitzetten van vervolgacties. Je behandelt het post/ mailverkeer, rapporteert over de inhoud aan de revalidatieartsen, stelt actiepunten op en handelt zo mogelijk zelfstandig vragen van anderen af of belegt deze bij de juiste persoon. 

Ook notuleer je de (staf)vergaderingen, stel je de actielijst op en zorg je dat acties op tijd worden uitgezet of opgepakt. Wanneer er zaken georganiseerd moeten worden, zoals bijvoorbeeld bijeenkomsten of sollicitatieprocedures, neem je alle regelzaken op je die nodig zijn om deze activiteiten tot een goed einde te brengen. 

In het bijzonder ondersteun je de hoogleraar in zijn academische taken. Aangezien hoogleraar Jan Willem Gorter ook een deelaanstelling heeft bij Mc Master University (Canada), is een deel van dit werk internationaal georiënteerd. 

Wat betreft de patiëntenzorg, vindt over het algemeen de planning en de afhandeling van spreekuren in het Wilhelmina KinderZiekenhuis (WKZ) en het Prinses Máxima Centrum (PMC) plaats op het polisecretariaat van de beide locaties. 

Jij bent de eerste contactpersoon voor vragen van ouders, patiënten of verwijzers en voor instellingen waarnaar patiënten worden verwezen. 

Het betreft een vrij solistische functie en daarmee is het belangrijk dat je goed zelfstandig kunt werken. Je werkt samen met één andere collega die twee dagen aanwezig is, maar die zich uitsluitend met patiëntenzorgtaken bezighoudt. Bij afwezigheid van deze collega komen dit soort vragen soms ook bij jou terecht. 

Requirements

• Ontzorgen geeft je energie.

• Je hebt goede contactuele eigenschappen, evenals een zelfstandige werkwijze en een stressbestendige en flexibele instelling.

• Je bent goed in organiseren en prioriteren.

• Je hebt een goed probleemoplossend vermogen en ziet het als een uitdaging dit secretariaat zelfstandig te runnen.

• Je kan jezelf zowel in woord als geschrift goed in het Engels uitdrukken. 

• Ervaring binnen het UMC Utrecht, WKZ en/ of PMC is een pre. 

Working conditions

Je leert communiceren op verschillende niveaus en het snel kunnen afwisselen daartussen. het ene moment heb je een ouder van een ziek kind aan de lijn, een half uur later regel je een afspraak met een hoogleraar in Canada. Je leert prioriteiten stellen, efficiënt werken en organiseren. Je bent bij vrijwel alle overleggen betrokken, waardoor je veel leert over hoe de zorg is ingericht, welke afwegingen we dagelijks maken en hoe een ziekenhuisafdeling functioneert. 

Je bent eindverantwoordelijk voor een goed agenda beheer en het borgen van de klantvriendelijkheid aan telefoon en via mail. Het is een vrij solistische functie; er is een goed inwerkdocument en jouw collega die als primaire taak de patientenzorg heeft, kan je meenemen in de gang van zaken. De lijnen zijn heel erg kort, artsen en hoogleraar zitten naast je op de gang en kunnen jouw vragen snel beantwoorden. Je leidinggevende is laagdrempelig benaderbaar voor overleg, vragen en support.